Jak uniknąć chaosu w kadrach i przygotować się do wdrożenia PPK w przedsiębiorstwie?

Dla kogo PPK?

Do PPK przystąpią dobrowolnie osoby, za które odprowadzane są składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe do ZUS. PPK obejmuje również pracowników tymczasowych, zatrudnionych w agencjach pracy tymczasowej, wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę, jak i umowy zlecenia.

Podmioty należące do jednej Grupy Kapitałowej mogą przystąpić do PPK w terminie obowiązującym największy podmiot z grupy lub kaskadowo. Jednak organizacyjnie najlepiej wybrać jeden termin przystąpienia dla wszystkich spółek z grupy.

Najwięksi pracodawcy powinni już być przygotowani na oferowanie pracowniczych planów kapitałowych, a co za tym idzie czeka ich szereg zadań w procesie wdrożenia.

Etapy wdrożenia PPK

Jeśli jesteś odpowiedzialny za wdrożenie PPK w swojej organizacji, w pierwszym kroku powinieneś wyznaczyć ramy czasowe projektu wdrożenia, wybrać zespół i działy uczestniczące w tym procesie oraz rozpisać harmonogram poszczególnych prac.

Kolejnym krokiem jest zebranie ofert instytucji finansowych i wybranie jednej z nich. Wybór powinien być skonsultowany ze związkami zawodowymi działającymi u pracodawcy. Jeżeli w Twojej firmie nie działa żadna organizacja związkowa, należy wyłonić reprezentację osób zatrudnionych, umocowanych do zawarcia porozumienia w wyborze instytucji finansowej.

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej do kolejnych obowiązków pracodawcy należy zawarcie umowy o zarządzanie PPK z instytucją finansową. Masz na to czas do 25.10.2019. Zawarcie umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz wszystkich pracowników między 18 a 55 rokiem życia powinno się odbyć najpóźniej do 12.11.2019.

Musisz również przygotować akcję informacyjną do pracowników o PPK, co szczególnie w dużych organizacjach może być sporym wyzwaniem. Osoby zatrudnione powinny zostać poinformowane o wejściu w życie PPK, wyborze instytucji finansowej, możliwości zapisania się osób 55+, możliwości obniżenia składki wpłaty podstawowej, jak i zadeklarowania wpłaty dodatkowej.

Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie pełnej dokumentacji związanej z pobieraniem, naliczaniem i odprowadzaniem wpłat do PPK. Pamiętaj, aby w okresie wdrożenia skonsultować dokumentację z działem zarządzania ryzykiem oraz zweryfikować ją w kontekście przepisów RODO.

Żeby uniknąć problemów związanych z obsługą procesu, najlepiej przygotować wewnętrzne regulacje i procedury.

Z puntu widzenia pracodawcy ogromne znaczenie ma sprawność sytemu informatycznego. Należy zatroszczyć się o aktualizację oprogramowania, zautomatyzowanie procesu oraz dokonanie zmian w składnikach płacowych i algorytmach naliczeniowych. Aby zapewnić wsparcie pracownikom korzystającym z PPK, rozważ wprowadzenie Helpdesku dla pracowników, na przykład w formie dyżurów HR.

Twój dział kadr będzie zobowiązany do obliczania i pobierania składek na PPK oraz przekazywania ich do wybranej instytucji finansowej. Naliczanie należy rozpocząć od pierwszego wynagrodzenia wypłaconego po dacie zawarcia umowy o prowadzenie PPK, w terminie wypłaty wynagrodzenia, a następnie do 15 dnia następnego miesiąca odprowadzić wpłaty do PPK.

Kadry również prowadzą obsługę dyspozycji składanych przez obecnych pracowników w zakresie rezygnacji, zmiany wysokości składek, ponownego zapisania, czy pierwszego zapisania pracowników 55+. Do ich obowiązków należy także obsługa odchodzących pracowników w zakresie przekazywania informacji do wybranej instytucji finansowej.

Należy również pamiętać o ponownym zapisaniu pracowników, którzy zrezygnują z uczestnictwa w pracowniczych planach emerytalnych. Obowiązkiem pracodawcy jest ponowne zapisanie tych osób co cztery lata. Po Twojej stronie jest także odpowiedzialność za archiwizację pełnej dokumentacji zgromadzonej w procesie pracowniczych planów emerytalnych.

Przygotuj się wcześniej

Jak widać, lista obowiązków administracyjnych dotyczących obsługi uczestników PPK, która spocznie na pracodawcy jest długa, a cały proces wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych to spore wyzwanie dla organizacji. W zależności od posiadanych zasobów i wiedzy w temacie, musisz ocenić ryzyka i zdecydować czy jesteś w stanie przeprowadzić ten proces w ramach wewnętrznych zasobów, czy efektywniej będzie przenieść ciężar tego wyzwania na firmę zewnętrzną. Bez względu na wybór rozwiązania, zachęcam, aby zintensyfikować działania w temacie i uniknąć jesienią chaosu w swoich kadrach.

Jeżeli masz pytania w zakresie wdrożenia PPK w swojej firmie, zapraszam do kontaktu.

Agata Moroz, Dyrektor Pionu Payroll w Work Service S.A.

tel. 508 040 154

e-mail: agata.moroz@workservice.pl